Fonden Asgaard-Sødinge har den 22-11-2018 fastsat følgende retningslinjer til sikring af registreredes rettigheder og for behandling af henvendelser fra registrerede om deres rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen artikel 13 til 20.
- 1.Oplysningspligt over for den registrerede hvor oplysningerne indsamles hos den registrerede
Ved indsamling af oplysninger hos den registrerede giver Fonden Asgaard-Sødinge, på det tidspunkt hvor oplysningerne indsamles, de oplysninger som fremgår af Databeskyttelsesforordningens artikel 13. stk. 1, 2 og 3. Se dokument D-3.
Fonden Asgaard-Sødinge tager stilling til om nogle oplysninger kan undlades fordi den registrerede allerede er bekendt med oplysningerne.
Fonden Asgaard-Sødinge henviser til tekst om oplysningspligt på hjemmesiden.
- 2.Oplysningspligt overfor den registrerede hvor oplysningerne ikke indsamles hos den registrerede:
Hvor personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede tager Fonden Asgaard-Sødinge stilling til om der skal gives meddelelse til den registrerede om indsamlingen.
Hvis der skal gives meddelelse om indsamling af personoplysninger til den registrerede giver Fonden Asgaard-Sødinge de oplysninger til den registrerede som fremgår af artikel 14. Stk. 1, 2 og 4.
- 3.Den registreredes indsigtsret
Når den registrerede anmoder om indsigt i personoplysninger vedrørende den pågældende behandles denne anmodning af Fonden Asgaard-Sødinge.
Fonden Asgaard-Sødinge sikrer, at der ikke udleveres oplysninger som krænker andres rettigheder.
Fonden Asgaard-Sødinge tager stilling til om der er grund til, at nogle af de registrerede personoplysninger ikke bør eller skal udleveres efter gældende lovgivning og praksis.
Oplysningerne udleveres som papirkopi eller i elektronisk form.
Begæring om indsigt imødekommes hurtigst muligt.
- 4.Anmodning om berigtigelse
Når den registrerede anmoder om berigtigelse af urigtige personoplysninger vedrørende den pågældende behandles denne anmodning af Fonden Asgaard-Sødinge.
Fonden Asgaard-Sødinge sikrer, at de relevante personer på institutionen som kender til sagen inddrages i forbindelse med stillingtagen til om der behandles urigtige oplysninger, samt stillingtagen til om det er nødvendigt at indhente supplerende erklæringer til brug for behandling af anmodningen.
Fonden Asgaard-Sødinge udarbejder svar til den registrerede.
Begæring om berigtigelse imødekommes hurtigst muligt.
Fonden Asgaard-Sødinge underretter de modtagere som personoplysningen er videregivet til om berigtigelsen. Kopi af underretningen sendes til den registrerede.
- 5.Anmodning om sletning af personoplysninger
Når den registrerede anmoder om sletning af personoplysninger vedrørende den pågældende, behandles denne anmodning af Fonden Asgaard-Sødinge.
Fonden Asgaard-Sødinge tager stilling til om grundlaget for at kræve oplysningerne slettet er tilstede.
Hvis oplysningerne kan kræves slettet, giver Fonden Asgaard-Sødinge underretning til andre dataansvarlige og datebehandlere til hvem oplysningerne er videregivet om, at oplysningerne skal slettes.
Kopi af underretningen sendes til den registrerede.
Begæring om sletning imødekommes hurtigst muligt.
- 6.Begæring om begrænsning af behandling af personoplysninger
Når den registrerede anmoder om begrænsning af behandling af personoplysninger vedr. den pågældende behandles denne anmodning af Fonden Asgaard-Sødinge.
Fonden Asgaard-Sødinge tager stilling til om betingelserne for begrænsning er tilstede og fastsætter et tidsrum for varigheden af begrænsningen.
Fonden Asgaard-Sødinge underretter de modtagere som personoplysningen er videregivet til om begrænsningen. Kopi af underretningen sendes til den registrerede.
Fonden Asgaard-Sødinge underretter den registrerede inden begrænsningen ophæves.
- 7.Begæring om ret til dataportabilitet
Når den registrerede anmoder om at modtage personoplysninger om sig selv, som den registrerede selv har givet Fonden Asgaard-Sødinge behandles denne anmodning af Fonden Asgaard-Sødinge.
Fonden Asgaard-Sødinge tager stilling til om betingelserne for udlevering af oplysningerne er tilstede og tager stilling til i hvilke form det er muligt at udlevere oplysningerne.
Fonden Asgaard-Sødinge sikrer, at der ikke udleveres oplysninger som krænker andres rettigheder.
Artikel 13
Oplysningspligt ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
- Hvis personoplysninger om en registreret indsamles hos den registrerede, giver den dataansvarlige på det tidspunkt, hvor personoplysningerne indsamles, den registrerede alle følgende oplysninger:
a) identitet på og kontaktoplysninger for den dataansvarlige og dennes eventuelle repræsentant
- kontaktoplysninger for en eventuel databeskyttelsesrådgiver
- formålene med den behandling, som personoplysningerne skal bruges til, og retsgrundlaget for behandlingen
- de legitime interesser, som forfølges af den dataansvarlige eller en tredjemand, hvis behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1, litraf)
- eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere afpersonoplysningerne
- hvor det er relevant, at den dataansvarlige agter at overføre personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation, og om hvorvidt Kommissionen har truffet afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet, eller i tilfælde af overførsler i henhold til artikel 46 eller 47 eller artikel 49, stk. 1, andet afsnit, litra h), henvisning til de fornødne eller passende garantier, og hvordan der kan fås en kopi heraf, eller hvor de er blevet gjorttilgængelige.
- Ud over de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, giver den dataansvarlige på det tidspunkt, hvor personoplysningerne indsamles, den registrerede følgende yderligere oplysninger, der er nødvendige for at sikre en rimelig og gennemsigtig behandling:
- det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum
- retten til at anmode den dataansvarlige om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling vedrørende den registrerede eller til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet når behandling er baseret på artikel 6, stk. 1, litra a), eller artikel 9, stk. 2, litra a), retten til at trække samtykke tilbage
- på ethvert tidspunkt, uden at dette berører lovligheden af behandling, der er baseret på samtykke, inden tilbagetrækning heraf
- retten til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed
- forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering, som om handlet i artikel22, stk. 1 og 4, og i disse tilfælde som minimum meningsfulde oplysninger om logikken heri samt betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling for den registrerede.
- Hvis den dataansvarlige agter at viderebehandle personoplysningerne til et andet formål end det, hvortil de er indsamlet, giver den dataansvarlige forud for denne viderebehandling den registrerede oplysninger om dette andet formål og andre relevante yderligere oplysninger, jf. stk. 2.
Artikel 14
Oplysningspligt, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
- Hvis personoplysningerne ikke er indsamlet hos den registrerede, giver den dataansvarlige den registrerede følgende oplysninger:
- identitet på og kontaktoplysninger for den dataansvarlige og dennes eventuellerepræsentant
- kontaktoplysninger for en eventueldatabeskyttelsesrådgiver
- formålene med den behandling, som personoplysningerne skal bruges til, samt retsgrundlaget forbehandlingen
- de berørte kategorier afpersonoplysninger
- eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne
- hvor det er relevant, at den dataansvarlige agter at overføre personoplysninger til en modtager i et tredjeland eller en international organisation, og om hvorvidt Kommissionen har truffet afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelses niveauet, eller i tilfælde af overførsler i henhold til artikel 46 eller 47 eller artikel 49, stk. 1, andet afsnit, litra h), henvisning til de fornødne eller passende garantier, og hvordan der kan fås en kopi heraf, eller hvor de er blevet gjort tilgængelige.
- Ud over de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, giver den dataansvarlige den registrerede følgende oplysninger, der er nødvendige for at sikre en rimelig og gennemsigtig behandling for så vidt angår den registrerede:
- det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum
- de legitime interesser, som forfølges af den dataansvarlige eller en tredjemand, hvis behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1, litra f)
- retten til at anmode den dataansvarlige om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling vedrørende den registrerede og til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet
- når behandling er baseret på artikel 6, stk. 1, litra a), eller artikel 9, stk. 2, litra a), retten til at trække samtykke tilbage på ethvert tidspunkt, uden at dette berører lovligheden af behandling, der er baseret på samtykke, inden tilbagetrækningheraf
- retten til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed
- hvilken kilde personoplysningerne hidrører fra, og eventuelt hvorvidt de stammer fra offentligt tilgængelige kilder
- forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering, som omhandlet i artikel 22, stk.1 og 4, og i disse tilfælde som minimum meningsfulde oplysninger om logikken heri samt betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling for den registrerede.
- Den dataansvarlige giver de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1 og 2: inden for en rimelig frist efter indsamlingen af personoplysningerne, men senest indenfor en måned under hensyn til de specifikke forhold, som personoplysningerne er behandlet under,
- hvis personoplysningerne skal bruges til at kommunikere med den registrerede, senest på tidspunktetfor den første kommunikation med den registrerede, eller
- hvis personoplysningerne er bestemt til videregivelse til en anden modtager, senest nårpersonoplysningerne videregives første gang.
- Hvis den dataansvarlige agter at viderebehandle personoplysningerne til et andet formål end det, hvortil de er indsamlet, giver den dataansvarlige forud for denne viderebehandling den registrerede oplysninger om dette andet formål samt andre relevante yderligere oplysninger, jf.stk.2.
- den registrerede allerede er bekendtmed oplysningerne
- meddelelse af sådanne oplysninger viser sig umulig eller vil kræve en uforholdsmæssigt stor indsats, navnlig i forbindelse med behandling til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål underlagt de betingelser og garantier, der er omhandlet i artikel89, stk.1, eller i det omfang den forpligtelse, der er omhandlet i nærværende artikels stk.1, sandsynligvis vil gøre det umuligt eller i alvorlig grad vil hindre opfyldelse af formålene med denne behandling. I sådanne tilfælde træffer den dataansvarlige passende foranstaltninger for at beskytte den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder samt legitime interesser, herunder ved at gøre oplysningerne offentligt tilgængelige
- indsamling eller videregivelse udtrykkelig er fastsat i EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som den dataansvarlige er underlagt, og som fastsætter passende
- foranstaltninger til beskyttelse af den registreredes legitime interesser,eller
- personoplysningerne skal forblive fortrolige som følge af tavshedspligt i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationaleret, herunder lovbestemt tavshedspligt.
